В отделе студентов хранятся: 

• личные дела студентов, обучающихся в РГПУ им. А. И. Герцена в настоящее время;
• личные дела лиц, отчисленных (в т. ч. в связи с выпуском) в течение последних 3-х лет (по истечении трех лет после отчисления личное дело передается в архив)
  

В отделе студентов выдаются следующие документы: 

• справка об обучении (о периоде обучения) с указанием всех изученных дисциплин;
• копии документов, хранящихся в личном деле (диплома и приложения к нему, аттестата и др.);
• справка для предоставления в органы социальной защиты населения (при оформлении пособий на детей);
• справка, подтверждающая подлинность диплома (выдается по официальному запросу организации);
• справка о подтверждении факта обучения в РГПУ им. А. И. Герцена для лиц, отчисленных из университета (в т. ч. в связи с выпуском); справка для студентов, обучающихся в настоящее время, выдаётся в деканате.

Для изменения фамилии (имени, отчества) студенту необходимо написать заявление в отделе студентов либо в деканате и приложить к нему копию паспорта и копию свидетельства о перемене фамилии (имени, отчества) либо свидетельства о браке.

Для изменения гражданства студенту необходимо написать заявление в отделе студентов либо в деканате и приложить к нему копию паспорта (для иностранных граждан — в Отделе сопровождения иностранных обучающихся). 

При получении нового паспорта гражданина РФ (в т. ч. по достижении двадцатилетнего возраста) необходимо предоставить в деканат его копию.