1. Письменное заявление, согласованное с руководителем соответствующего структурного подразделения, с резолюцией ректора или проректора университета по подчинённости, в котором должны быть указаны:
· цель,
· сроки пребывания,
· финансовые условия.
Образцы заявлений для обучающихся:
· С оплатой за счёт средств университета (образец 1)
· С оплатой за счёт личных средств и средств принимающей организации или гранта (образец 2)
· Обучение по академическому обмену (образец 3)
2. Приглашение и его перевод на русский язык.
3. Заграничный паспорт. Срок действия должен быть не менее шести месяцев со дня окончания предполагаемой поездки.
Внимание!
Документы нужно предоставить в управление международного сотрудничества в течение 2-х рабочих дней по возвращении.
Необходимо, чтобы во всех платежных документах была указана ВАША ФАМИЛИЯ.
При оплате по банковской карте помните, что она должна принадлежать ВАМ ЛИЧНО!!!
При оплате по чужой банковской карте, университет расходы НЕ ВОЗМЕЩАЕТ (см. памятку для командируемых/направляемых)
Для сотрудников
Для обучающихся
1. Загранпаспорт с отметками о пересечении государственной границы РФ.
2. Направление (для студентов/аспирантов) с отметками принимающей организации.
3. Первичные финансовые документы (с переводом на русский язык!):
· билеты, посадочные талоны, подтверждающие перемещение по маршруту, утвержденному соответствующим приказом о загранкомандировании (направлении)*;
· счета, заверенные печатью гостиницы, подтверждающие израсходованные на проживание финансовые средства;
· квитанции сборов за услуги по оформлению виз, проездных документов и приобретению постельных принадлежностей.
4. Отчёт о загранкомандировании /служебной поездке установленной формы:
Отчёт для сотрудников/аспирантов
Отчёт для студентов/магистрантов
*Включая билеты в электронном формате с обязательным указанием итоговой стоимости перевозки и формы оплаты.
* В случае оплаты электронного билета наличными необходимо предоставить документ, подтверждающий оплату проезда: оформленный бланк строгой отчётности или карты, чек контрольно-кассовой техники.
* В случае оплаты билета на веб-сайтах авиакомпаний с помощью платёжной карты необходимо предоставить распечатку лицевого счета, подтверждающую списание денежных средств со счёта для оплаты авиабилета.
* На посадочных талонах должны быть указаны ФИО, дата поездки, номер рейса.
* В случае утери посадочного талона оплата проезда производится по электронному билету исходя из стоимости проезда железнодорожным транспортом в плацкартном вагоне.
